Заява на відпустку - це офіційний документ, який є підставою для надання працівникові чергового повного (або часткового) або позачергової відпустки. Для отримання такої відпустки від працівника потрібне відповідну заяву. Графік відпусток - локальний нормативний акт, який є обов'язковим не тільки для працівника, але і для роботодавця.
Про час початку відпустки роботодавець зобов'язаний сповістити працівника не пізніше, ніж за 2 тижні. Якщо відпустка надається згідно з графіком відпусток, працівникові не потрібно писати заяву на відпустку.Якщо ж працівник з якихось причин не може або не хоче використовувати відпустку, передбачений графіком, він зобов'язаний надати заяву про перенесення відпустки або його частини на інший період. Якщо відпустка є додатковою або це відпустка за свій рахунок, то співробітник повинен вказати в заяві підстави і додати копії відповідних підтверджуючих документів. Якщо співробітник збирається піти у декретну відпустку, то до його заяви мають бути додані копії відповідних медичних документів.
Таким чином, у всіх випадках для надання відпустки, крім відпустки, передбаченого графіком відпусток, необхідно отримати заява працівника. У Правилах внутрішнього трудового розпорядку можна регламентувати порядок оформлення відпустки, що включає написання заяви, в якій працівник просить надати йому відпустку певного виду і на певний термін.
Пишеться заява на відпустку на аркуші паперу формату А4 або набирається на комп'ютері. Даний документ має таку ж форму і структуру, як звичайну заяву: