Рекомендаційний лист

Черговий вид ділового листа, написання якого представляє певну складність, - рекомендаційний. Начебто і людина, якій присвячується рекомендація, прекрасний, і працівник він незамінний, однак наділити своє ставлення до нього в вербальну форму з діловим акцентом зовсім не просто. Ви дізнаєтеся, про що писати і де взяти необхідну інформацію, формулювання. Ви зрозумієте секрети створення рекомендаційного листа, який справить потрібне враження на потенційного роботодавця. Як завжди, вас чекає декілька прикладів повністю оформлених документів.

Тести та інші вступні випробування - це, безсумнівно, важливі складові процесу вибору майбутнього працівника, але рекомендації виробляють особливе враження. Тому, якщо ви звільняєтеся спокійно і без скандалу, залишаючи про себе позитивні спогади, не полінуйтеся постаратися заради себе і піти з компанії з рекомендаційним листом.

У першу чергу визначимося, для чого взагалі нам потрібно написати рекомендаційний лист? Як правило, воно потрібно кандидату на вакансію при співбесіді з майбутнім керівником, з кадровиком, який проводить співбесіду. Тести та інші вступні випробування - це, безсумнівно, важливі складові процесу відбору майбутнього працівника, але рекомендації виробляють особливе враження.

Рекомендація може представити свого героя як в позитивному і доброзичливому ключі, так і в нейтральному або навіть в негативному. Перші зустрічаються найчастіше. До других вдаються тоді, коли про працівника зовсім нічого сказати або ж немає нічого хорошого, але і складнощів людині створювати теж не хочеться. Ну а треті зазвичай надаються тільки за запитами з різних державних служб.

Пореквізітний аналіз службового листа з безліччю зразків його складання є в статті « Оформляємо службовий лист »

Структура

Структура цього документа мало чим відрізняється від структури звичайного ділового листа. Прокоментуємо реквізити, на які вам варто звернути особливу увагу.

Найменування організації та довідкові дані про неї обов'язково повинні бути присутніми на бланку.

Адресат листа невідомий, тому даний реквізит не оформлюється. При цьому не потрібно, як в довідці, писати тут «Для пред'явлення за місцем вимоги».

Замість заголовка до тексту, який зазвичай формулюється так, щоб відповідати на запитання «про кого?», «про що?», в цьому листі доречно написати різновид документа «рекомендаційний лист» - така практика ділового обороту. Набрати його краще прописними літерами.

Текст рекомендації (як, втім, і будь-який текст) складається з трьох частин: вступу, основної частини і висновку. Більш докладно розберемо їх нижче.

Додатки до рекомендаційного листа створюються рідко. Це можуть бути копії вдячних листів, наказів про виплату премій за будь-які заслуги чи почесних грамот. У подібних випадках реквізит «Відмітка про наявність додатків» оформляється так само, як і в звичайному діловому листі.

Правила оформлення відмітки про наявність додатків ми детально розібрали в статті « Супровідний лист до документів »

Підписати рекомендаційний лист повинен (в ідеалі) генеральний директор компанії, але тут все залежатиме від напрацьованих всередині компанії зв'язків. Підписантом листа може виступити і начальник вашого підрозділу, і топ-менеджер у вашому напрямку.

Друк на рекомендації не обов'язкове, але й не буде зайвою. Відбиток основної печатки організації (або вашого підрозділу) додасть вагомості і збільшить ступінь довіри до листа.

Підписаний лист бажано зареєструвати, присвоївши йому номер і позначивши дату . Ці реквізити теж надають йому вагомості, наділяючи юридичною силою.

Вражати одержувача рекомендаційного листа повинні не тільки реквізити і зміст документа, а й те, як ви з ним «звертаєтеся». Подати рекомендацію потрібно по можливості ефектно. Вона неодмінно повинна бути роздрукована на фірмовому бланку роботодавця, чудово, якщо на ній красуватиметься живий підпис генерального директора, а вкласти лист найкраще в елегантну папку або ж у чистий незапечатаний конверт з щільного паперу.

Рекомендаційний лист пишеться від особи керівника, який говорить про свого підлеглого.

Вступна частина тексту зазвичай містить:

інформацію про те, кого рекомендують (ім'я, посада);
коротку загальну оцінку.

Як правило, все це вміщується в одне речення

Зразок 1

Рекомендую вам Петрову Світлану Геннадьевну, що займала в нашій компанії посаду головного спеціаліста відділу документаційного забезпечення управління і проявити себе як працелюбний, акуратний і сумлінний працівник.

Зразок 2

Маю честь рекомендувати вам Жигаліна Леоніда Вікторовича, висококваліфікованого спеціаліста та досвідченого керівника, протягом трьох років займав пост технічного директора ТОВ «Місто-буд»

Зразок 3

Рекомендую вам Лебедєву Наталію Борисівну, яка була головним маркетологом компанії «Фінансовий світ» і проявила себе чесним і талановитим фахівцем.

Основна частина тексту повинна розкривати загальну оцінку, вже докладно освітивши професійні та особисті якості рекомендованого. Щоб полегшити собі роботу з написання цієї частини, зберіть інформацію про героя вашого листа у його керівництва і досвідчених колег . Дізнайтеся, зокрема:

скільки років людина трудився в компанії;
чи має він профільну освіту, чи відвідує семінари та курси підвищення кваліфікації за своєю спеціальністю;
чи отримував підвищення в посаді;
навичками і знаннями яких суміжних спеціальностей з «рекламованої» він володіє (якщо вони корисні і вигідно відрізняють його професійну цінність із загальної маси);
в яких проектах і процесах був задіяний;
вигравали чи проекти компанії, якими керував ця людина, будь-які конкурси, тендери, гранти;
чи є людина визнаним професіоналом своєї справи (виступає на профільних конференціях, викладає в інституті, є автором навчально-методичних посібників, статей, книг по своїй професійній тематиці).

Потім тут же напишіть десять якостей, які важливі саме для тієї посади, яку займає рекомендований. Адже ми представляємо працівника в самому кращому світлі? Значить, всіма цими якостями він володіє.

Зразок 4

Якості, які прикрасять будь-якого діловода, виглядають так:

відмінне знання правил діловодства,
вміння працювати в системі електронного документообігу,
уміння поводитися з комп'ютером на рівні просунутого користувача,
грамотна усна і письмова мова,
розвинене аналітичне мислення,
вміння вибудовувати доброзичливі відносини з людьми,
стресостійкість,
висока здатність до навчання,
ініціативність,
акуратність,
старанність, сумлінність.

Працюючи над основною частиною тексту, намагайтеся дивитися на працівника очима потенційного роботодавця. Що для нього цінно? Яку людину він прийняв би на роботу? Про це можете розпитати і нинішнього керівника працівника, для якого складається рекомендація. На свої уподобання можете орієнтуватися, тільки якщо працювали в тій сфері, в якій трудиться характеризується особа (головне - не написати дурниць, тому попросіть обізнаних людей перевірити підготовлений вами текст перед підписанням листа).

Ще один ефективний джерело інформації, особливо коли ви складаєте рекомендаційний лист для себе, - це банк резюме ваших колег, тих, хто:

намагався влаштуватися на роботу в ваш підрозділ або
викладав своє резюме, наприклад, в Інтернеті в пошуках роботи.

Подивіться, якими професійними успіхами хваляться ті, хто претендує на посаду, аналогічну займаній вами. Адже зі скромності ви можете щось недооцінювати в собі або просто забути це згадати. А прочитавши вдалі формулювання в чужому резюме, ви зрозумієте, що з описаного стосується і вас, помітите найбільш вдалі формулювання. Ось ці-то знайдені елементи і можна запозичити.

Можна почитати і опис вакансій , які вас цікавлять: у них роботодавець прямо говорить, що для нього цінно в працівнику.

А опис виконуваних на поточному місці завдань можна запозичити з посадової інструкції . Звичайно, всі їх переписувати не варто - виберіть найбільш цікаві.

Зібрана інформація - ваше, практично готове рекомендаційний лист. Залишилося тільки зв'язати здобуті відомості в текст.

Зразок 5

Петрова Уляна Сергіївна працювала на посаді старшого діловода в ТОВ «Новий світ» протягом останніх трьох років і за цей час проявила себе тільки з хорошого боку. Прийшовши в компанію випускницею факультету діловодства Челябінського державного історичного університету, вона почала кар'єру з місця секретаря і вже через два роки була переведена в канцелярію. Пані Петрову відрізняє постійне прагнення розвиватися у своїй професії, вона активно відвідує профільні тренінги та семінари, позитивний результат від яких був в наявності!

Протягом останнього року Уляна Сергіївна була керівником робочої групи з впровадження в ТОВ «Новий світ» системи електронного документообігу. Завдяки їй компанія змогла вийти на новий рівень роботи з документами і значно зміцнити виконавську дисципліну в компанії. Пані Петрова змогла налагодити процес навчання наших співробітників новим принципам роботи з документами і особисто розробила ряд методичних посібників, які щодня використовуються у всіх відділах нашої компанії.

Серед особистих і ділових якостей Петрової Уляни Сергіївни хотілося б виділити відповідальність і ініціативність, здатність бути не тільки акуратним і скрупульозним виконавцем, а й управляти дорученим проектом.

На закінчення , як годиться, узагальнюємо все сказане і робимо висновок, основна думка якого така: автор листа жалкує про те, що розлучився з настільки блискучим фахівцем і щиро радий за його нового роботодавця.

Зразок 6

Як керівник, я жалкую про те, що Ірина Василівна Строгина покинула наш колектив у зв'язку зі зміною місця проживання. І висловлюю впевненість у тому, що на новому місці роботи вона швидко увіллється в команду, розкривши свої кращі людські та професійні якості.

Як бачите, нічого складного в складанні рекомендаційного листа немає. Вся справа в підготовці: потрібно лише знати, де і яку інформацію збирати. Першу рекомендацію можете написати для себе - заодно і потренуєтеся :) Це якраз той випадок, коли слід забути про скромності і представити себе в найвигіднішому світлі. При цьому важливо писати чесно, адже інформація з листа досить легко може бути перевірена.

На закінчення наведемо зразки 1 повністю оформлений рекомендований лист: для начальника служби ДОП, спеціаліста цього підрозділу та особистого помічника керівника.

Рекомендаційний лист Рекомендаційний лист від ВАТ "Телекомпанія НТВ"